Perbekalan/Peralatan/Alat-Alat Kantor

 .

Pada bab ini akan dijelaskan tentang pengertian perbekalan, macam – macam perbekalan dan pengelolaan perbekalan /perabotan / alat – alat kantor. Materi ini sangat berguna bagi kita sebagai mahasiswa untuk bekal dalam mengelola fasilitas perbekalan yang ada dalam suatu organisasi / instansi. Adapun tujuan instruksional umumnnya adalah mahasiswa dapat memahami pengertian, tujuan, macam – macam dan pengelolaan perbekalan. Tujuan khususnya adalah :

1. Dapat menjelaskan pengertian perbekalan.
2. Dapat menjelaskan tujuan perbekalan.
3. Dapat menjelaskan macam – macam perbekalan.
4. Dapat menjelaskan tentang pengelolaan perbekalan.

1. A. Pengertian Perbekalan

Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan yang dimeksud perlengkapan kantor aitu semua benda yang terdapat didalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka perbekalan mempunai suatu pengertian sebagai berikut perbekalan adalah mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergetak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. Aktivitas perbekalan didalam organisasi mempunai beberapa tujuan antara lain :

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.
2. Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

Macam-macam Peralatan Kantor

Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :

1. Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

     Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
5. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor  sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Adapun macam – macam perbekalan kantor yaitu :

• Pebekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.
• Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karawan dsb.
• Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb.

Macam – macam perbekalan diatas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut :

1. Ditinjau dari tetap dan tidak tetap, terdiri dari 2 kelompok :
2. Benda tetap : tanah, gedung, peralatan.
3. Benda tidak tetap : kertas tinta kapur, dan lain – lain.
   1. Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari 4 kelompok :
   2. Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.
   3. Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC.
   4. Peralatan laboraturium, seperti rak,ohp dan lain – lain.
   5. Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain – lain

1. Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :
2. Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.
3. Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.
   1. Ditinjau dari segi umum ang dipakai instansi, terdiri dari :
   2. Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.
   3. Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.

1. C. Pengelolaan Perbekalan

Untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

1. Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

1. Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

1. Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

1. Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;

1. Menurut Tempat Barang
   • Ada dalam gudang/persediaan

Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan  selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

• Ada dalam pemakaian

Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

1. Menurut Jenis Barang

1. • Barang bergerak (bisa dipindahkan) Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

1. • Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
2. Menurut Kurun Waktu

1. • Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

1. • Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.

Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.

Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokmen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan  kepada pemakai informasi tersebut.

Jenis - jenis Dokumen : 
      1. Menurut Jenisnya :

• Dokumen Fisik  adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.

• Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya

      2.  Menurut Sifatnya :

• Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll

• Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll. 

      3.  Menurut Literatur :

• Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
• Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.

      4. Menurut Kepentingan dan khususnya :

• Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik
• Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru
• Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi
• Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan
• Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan

      5. Menurut Dokumentasi :

• Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
• Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.
• Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

      6. Segi Fungsi :

• Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
•  Dinamis aktif 
• Dinamis semi aktif
• Dinamis in aktif

•  Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

• Dokumen koprol
• Dokumen Literal
• Dokumen Privat

Pengertian Surat :

Surat adalah Penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pertanyaan, pemikiran, sanggahan, kritik, dan sebagainya.

Orang yang melakukan surat-menyurat dinamakan koresponden.

Surat-menyurat atau koresponden adalah kegiatan mengadakan hubungan komunikasi antar pihak satu dengan pihak yang lain dan dilaksanakan saling berkiriman.

Pengertian dan Jenis Dokumen

PENGERTIAN arsip vital sebagaimana yang tercantum dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan, kesadaran akan timbulnya resiko yang berupa kerugian atau hilangnya kesempatan memperoleh profit oleh suatu perusahaan gara-gara arsip perusahaan akan dapat dihindarkan jika pihak perusahaan menyadarinya.

Kesadaran akan pentingnya arsip vital akan memudahkan penyusunan program arsip vital perusahaan. Karena mengetahui pentingnya, arsip ini disebut sebagai arsip dinamis kelas I. Salah satu aspek yang penting dalam penyusunan program arsip vital perusahaan adalah mengenal jenis-jenis arsip vital. Pandangan para ahli dibawah ini adalah sangat penting untuk mengenal jenis dokumen perusahaan.

Ira A. Penn, memberi contoh Beberapa arsip yang dianggap vital yaitu : accounting records (nominal ledger, accounts receiveable, evidence of asset and liabilities), payroll dan personal records, contract dan agreement, deeds dan mortgages, patent dan trademarks, corporate dan shareholder’s records, engineering drawings, research dan develovment records.

Kennedy, menyebutkan Beberapa arsip yang berpotensial menjadi arsip vital perusahaan adalah : kebijakan dan jadwal asuransi, dokumen kebijakan internal, gambar dan catatan produk, laporan tahunan, sertifikat perusahaan, arsip personal, segel perusahaan, kontrak, perjanjian bantuan pinjaman, sekuritas, laporan teknik, konsumen dan daftar debitor, notulen rapat, catatan laboratorium, skala pembayaran, laporan saldo bank, hak copy rights, surat akte notaries, program system computer, dokumen hukum, pajak, leases, inventarisasi control arsip.

Betty R. Ricks, sendiri memberi contoh arsip vital yaitu : piutang dagang, saham, hak cipta, paten, obligasi, dokumen pajak, daftar pemegang saham, kontak, laporan rapat direksi (minutes of boarding meeting), perjanjian sewa menyewa (leases).

Sedangkan Derek Charman, mencontohkan jenis-jenis arip vital sebagai berikut, yaitu : piutang dagang, pinjaman dan transaksi keuangan lainnya (loans and others financial transactions), major contracts and agrrements, buku besar (general ledgers), catatan dan bukti pembayaran lainnya (register and other records proving payments), payroll and pensions. Arsip Produksi Pabrik yaitu : spesifikasi produksi, gambar teknik, inventaris bangunan, riset, stocks, shares, loans cheque, polis asuransi dll.

ARTIKEL ADM. PERKANTORAN

ARTIKEL ADMINISTRAI PERKANTORAN

administrai perkantoran adalah pekerjaan yang mengurus urusan kantor dan urusan mengenai dokumen.Administrasi merupakan bagian terpenting dalam perusahaan karena mengatur hal-hal yang sangat penting misalnya mengurusi dokumen-dokumen yang penting dan sering dibutuhkan dalam perusahaan.Pekerjaan ini sangat menguntungkan bagi Perusahaan dan Staff,karena bagian ini merupakan bagian yang mengatur jalannya dokumen.

Administrasi tentang Kearsipan

Administrasi Kantor itu juga mengatur tentang Kearsipan yang mengenai tentang surat penting, surat biasa, surat rahasia.

Mengenai Pengurusan Surat Penting Sistem Kartu Kendali :

Pertama terdapat unit Kerasipan dan unit Pengolah.Diantara unit kearsipan dibagi mejadi 4 yaitu Penerima, Pencatat, Pengarah, Pengendali. Dan unit Pengolah dibagi menjadi 3 yaitu TU, Pimpinan, Pelaksana.
Surat masuk kemudian diterima oleh penerima, kemudian diberikan ke pencatat surat lalu dibuka, dibaca, dan diberi kartu kendali rangkap 3 yang berwarna putih, kuning, merah.Surat sampul dan kartu kendali warna putih, kuning dan merah kemudian diarahkan oleh pengarah.Dan pengarah menyimpan kartu kendali warna putih, kemudian pengarah memberikan ke Pengendali dan di pengendali diberikan ke unit Pengolah TU dan di TU kartu kendali warna merah diberikan ke unit Pengendali untuk disimpan dan kartu kendali warna kuning dan sampul disimpan oleh TU, kemudian TU memberikan lembar disposisi yang diisi kecuali alamat, intruksi, paraf. Lalu surat dan lembar disposisi dibeikan kepada Pimpinan untuk memberikan kebijakan intruksi.Lalu surat dan disposisi diberikan ke Pelaksana untuk melaksanakan intruksi dan surat diberikan tanda Dep, kemudian surat diberikan ke TU lalu surat dichek tanda Dep dan kemudian surat ditentukan kode dan diisi kode surat, kemudian surat disimpan.

Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran

I.Program keahlian Administrasi Perkantoran termasuk salah satu dari bidang keahlian Bisnis dan manajemen. Jabatan tamatan program keahlian administrasi perkantoran adalah sekretaris yunior, dalam lingkup sekretaris.

Tujuan program keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

·         Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

·         Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.

·         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

II. Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi
Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles
Libbey adalah sebagai berikut :
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran
udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang
pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;
Pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon;
Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan
pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;
Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan;
persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang;
Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan
arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan
dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak
Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan
terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;
Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan
mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat;
Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan
baru.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;
(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-
menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);
Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records);
Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman
petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan;
Pembakuan gaji.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu
administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai
ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-
prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai
kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art)
merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari
pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan
sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan
asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh
kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan
tugasnya.
A. Penggolongan Administrasi Ditinjau dalam Kegiatan Operasionalnya.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1. Administrasi Negara
2. Administrasi Swasta (Perusahaan)
Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta
(Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan
usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal
sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari
pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan
kebijaksanaan negara (pemerintah).
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.

C.Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.

D. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket.

E. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.

F. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan.

G. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.

H. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

I. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
J. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.
III. Penutup
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena
itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai
dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang
telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara
harmonis dan berkesinambungan.