Kamis, 13 Oktober 2011

Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokmen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan  kepada pemakai informasi tersebut.

Jenis - jenis Dokumen : 
      1. Menurut Jenisnya :
  • Dokumen Fisik  adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.
  • Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya
      2.  Menurut Sifatnya :
  • Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll
  • Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll. 
      3.  Menurut Literatur :
  • Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
  • Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.
      4. Menurut Kepentingan dan khususnya :
  • Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik
  • Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru
  • Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi
  • Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan
  • Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan
      5. Menurut Dokumentasi :
  • Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
  • Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.
  • Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku
      6. Segi Fungsi :
  • Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
    •  Dinamis aktif 
    • Dinamis semi aktif
    • Dinamis in aktif
  •  Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
    • Dokumen koprol
    • Dokumen Literal
    • Dokumen Privat
Pengertian Surat :

Surat adalah Penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pertanyaan, pemikiran, sanggahan, kritik, dan sebagainya.
Orang yang melakukan surat-menyurat dinamakan koresponden.
Surat-menyurat atau koresponden adalah kegiatan mengadakan hubungan komunikasi antar pihak satu dengan pihak yang lain dan dilaksanakan saling berkiriman.

Kamis, 06 Oktober 2011

Pengertian dan Jenis Dokumen


PENGERTIAN arsip vital sebagaimana yang tercantum dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan, kesadaran akan timbulnya resiko yang berupa kerugian atau hilangnya kesempatan memperoleh profit oleh suatu perusahaan gara-gara arsip perusahaan akan dapat dihindarkan jika pihak perusahaan menyadarinya.

Kesadaran akan pentingnya arsip vital akan memudahkan penyusunan program arsip vital perusahaan. Karena mengetahui pentingnya, arsip ini disebut sebagai arsip dinamis kelas I. Salah satu aspek yang penting dalam penyusunan program arsip vital perusahaan adalah mengenal jenis-jenis arsip vital. Pandangan para ahli dibawah ini adalah sangat penting untuk mengenal jenis dokumen perusahaan.

Ira A. Penn, memberi contoh Beberapa arsip yang dianggap vital yaitu : accounting records (nominal ledger, accounts receiveable, evidence of asset and liabilities), payroll dan personal records, contract dan agreement, deeds dan mortgages, patent dan trademarks, corporate dan shareholder’s records, engineering drawings, research dan develovment records.

Kennedy, menyebutkan Beberapa arsip yang berpotensial menjadi arsip vital perusahaan adalah : kebijakan dan jadwal asuransi, dokumen kebijakan internal, gambar dan catatan produk, laporan tahunan, sertifikat perusahaan, arsip personal, segel perusahaan, kontrak, perjanjian bantuan pinjaman, sekuritas, laporan teknik, konsumen dan daftar debitor, notulen rapat, catatan laboratorium, skala pembayaran, laporan saldo bank, hak copy rights, surat akte notaries, program system computer, dokumen hukum, pajak, leases, inventarisasi control arsip.

Betty R. Ricks, sendiri memberi contoh arsip vital yaitu : piutang dagang, saham, hak cipta, paten, obligasi, dokumen pajak, daftar pemegang saham, kontak, laporan rapat direksi (minutes of boarding meeting), perjanjian sewa menyewa (leases).

Sedangkan Derek Charman, mencontohkan jenis-jenis arip vital sebagai berikut, yaitu : piutang dagang, pinjaman dan transaksi keuangan lainnya (loans and others financial transactions), major contracts and agrrements, buku besar (general ledgers), catatan dan bukti pembayaran lainnya (register and other records proving payments), payroll and pensions. Arsip Produksi Pabrik yaitu : spesifikasi produksi, gambar teknik, inventaris bangunan, riset, stocks, shares, loans cheque, polis asuransi dll.