.
Pada bab ini akan dijelaskan tentang pengertian perbekalan, macam –
macam perbekalan dan pengelolaan perbekalan /perabotan / alat – alat
kantor. Materi ini sangat berguna bagi kita sebagai mahasiswa untuk
bekal dalam mengelola fasilitas perbekalan yang ada dalam suatu
organisasi / instansi. Adapun tujuan instruksional umumnnya adalah
mahasiswa dapat memahami pengertian, tujuan, macam – macam dan
pengelolaan perbekalan. Tujuan khususnya adalah :
- Dapat menjelaskan pengertian perbekalan.
- Dapat menjelaskan tujuan perbekalan.
- Dapat menjelaskan macam – macam perbekalan.
- Dapat menjelaskan tentang pengelolaan perbekalan.
- A. Pengertian Perbekalan
Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor
atau perlengkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabot kantor antara
lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya.
Sedangkan yang dimeksud perlengkapan kantor aitu semua benda yang
terdapat didalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor.
Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka perbekalan mempunai
suatu pengertian sebagai berikut perbekalan adalah mencakup semua barang
yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergetak
sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Perabot kantor yaitu
segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang
terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala
macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan
hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas
kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. Aktivitas perbekalan didalam organisasi mempunai beberapa tujuan antara lain :
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.
- Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.
Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
- Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
- Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
- Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
- Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
- Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
- Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
- Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
Adapun macam – macam perbekalan kantor yaitu :
- Pebekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.
- Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karawan dsb.
- Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb.
Macam – macam perbekalan diatas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut :
- Ditinjau dari tetap dan tidak tetap, terdiri dari 2 kelompok :
- Benda tetap : tanah, gedung, peralatan.
- Benda tidak tetap : kertas tinta kapur, dan lain – lain.
- Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari 4 kelompok :
- Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.
- Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC.
- Peralatan laboraturium, seperti rak,ohp dan lain – lain.
- Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain – lain
- Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :
- Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.
- Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.
- Ditinjau dari segi umum ang dipakai instansi, terdiri dari :
- Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.
- Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.
- C. Pengelolaan Perbekalan
Untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan
pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
- Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
- Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
- Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
- Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
- Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam
gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar
selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian
dalam rangka menghemat anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan barang
dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;
- Menurut Tempat Barang
- Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan
selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari
hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat
dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
- Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara
aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan
mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan
sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
- Menurut Jenis Barang
-
- Barang bergerak (bisa dipindahkan) Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
-
- Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
- Menurut Kurun Waktu
-
- Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
-
- Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.