PENGERTIAN
arsip vital sebagaimana yang tercantum dalam Undang - Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatakan bahwa Arsip vital adalah arsip
yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
Bagi Perusahaan
Bagi
perusahaan, kesadaran akan timbulnya resiko yang berupa kerugian atau
hilangnya kesempatan memperoleh profit oleh suatu perusahaan gara-gara
arsip perusahaan akan dapat dihindarkan jika pihak perusahaan
menyadarinya.
Kesadaran
akan pentingnya arsip vital akan memudahkan penyusunan program arsip
vital perusahaan. Karena mengetahui pentingnya, arsip ini disebut
sebagai arsip dinamis kelas I. Salah satu aspek yang penting dalam
penyusunan program arsip vital perusahaan adalah mengenal jenis-jenis
arsip vital. Pandangan para ahli dibawah ini adalah sangat penting untuk
mengenal jenis dokumen perusahaan.
Ira A. Penn,
memberi contoh Beberapa arsip yang dianggap vital yaitu : accounting
records (nominal ledger, accounts receiveable, evidence of asset and
liabilities), payroll dan personal records, contract dan agreement,
deeds dan mortgages, patent dan trademarks, corporate dan shareholder’s
records, engineering drawings, research dan develovment records.
Kennedy,
menyebutkan Beberapa arsip yang berpotensial menjadi arsip vital
perusahaan adalah : kebijakan dan jadwal asuransi, dokumen kebijakan
internal, gambar dan catatan produk, laporan tahunan, sertifikat
perusahaan, arsip personal, segel perusahaan, kontrak, perjanjian
bantuan pinjaman, sekuritas, laporan teknik, konsumen dan daftar
debitor, notulen rapat, catatan laboratorium, skala pembayaran, laporan
saldo bank, hak copy rights, surat akte notaries, program system
computer, dokumen hukum, pajak, leases, inventarisasi control arsip.
Betty R. Ricks,
sendiri memberi contoh arsip vital yaitu : piutang dagang, saham, hak
cipta, paten, obligasi, dokumen pajak, daftar pemegang saham, kontak,
laporan rapat direksi (minutes of boarding meeting), perjanjian sewa
menyewa (leases).
Sedangkan Derek Charman,
mencontohkan jenis-jenis arip vital sebagai berikut, yaitu : piutang
dagang, pinjaman dan transaksi keuangan lainnya (loans and others
financial transactions), major contracts and agrrements, buku besar
(general ledgers), catatan dan bukti pembayaran lainnya (register and
other records proving payments), payroll and pensions. Arsip Produksi
Pabrik yaitu : spesifikasi produksi, gambar teknik, inventaris bangunan,
riset, stocks, shares, loans cheque, polis asuransi dll.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar